Del 5: Åtgärdsplaner och uppföljning

Introduktion

En av de viktigaste aspekterna av kontors- och kunskapsarbete är förmågan att effektivt följa upp möten, skapa handlingsplaner och strukturera projekt. Här kan AI med rätt promptdesign vara till stor hjälp för att:

  • Skapa strukturerade åtgärdslistor
  • Utforma uppföljningsmejl efter möten
  • Organisera projekt och deadlines
  • Prioritera uppgifter
  • Skapa uppföljningsplaner med mätbara mål

I denna avslutande del av kursen lär du dig hur du kan använda RTF och CREATE för att strukturera ditt arbete med uppföljning och åtgärder.

Åtgärdslistor från möten

Att sammanställa tydliga åtgärdslistor efter möten är en kritisk uppgift som ofta hamnar mellan stolarna.

RTF för åtgärdslistor

Kopierad!
AI Prompt: RTF
[Roll] Du är en projektkoordinator med fokus på tydlig ansvarsfördelning.
[Task] Skapa en åtgärdslista baserad på följande mötesanteckningar med tydlig ansvarsfördelning och deadlines.
[Format] En strukturerad lista med kolumner för: Åtgärd, Ansvarig, Deadline, Prioritet (Hög/Medium/Låg).

Mötesanteckningar:
"Vi diskuterade lanseringen av den nya webbplatsen. Maria ska kontakta IT om servermigration senast på fredag. Johan tar ansvar för innehållsrevidering, borde vara klart om två veckor. Viktigt att Sara färdigställer SEO-analysen före månadsskiftet. Anders nämnde att han kan hjälpa till med att skriva pressrelease, ingen deadline bestämd. Vi behöver också ordna fotografering för teambilderna, någon borde kontakta en fotograf."

CREATE för åtgärdslistor

Kopierad!
AI Prompt: CREATE
[Context] Kickoff-möte för nytt digitalt transformationsprojekt.
[Role] Du är projektledare med ansvar för uppföljning.
[Example] "Åtgärdspunkt: 'Genomföra nulägesanalys av IT-infrastruktur', Ansvarig: IT-avdelningen, Deadline: 15/5"
[Audience] Tvärfunktionellt team med medlemmar från IT, ekonomi, HR och verksamhetsutveckling.
[Tone] Tydlig och handlingsorienterad.
[Expression] En detaljerad åtgärdslista i tabellformat med: Åtgärd, Ansvarig, Deadline, Resursbehov, Statusuppdatering.

Mötesanteckningar:
"Under mötet diskuterade vi tidplan för implementering av nytt ERP-system. Anna från IT påpekade att systemkraven måste fastställas innan vi går vidare, hon tar på sig att leda det arbetet. Erik från ekonomi ska sammanställa budget för projektet och presentera för ledningsgruppen nästa månad. Alla avdelningar ska utse superanvändare senast om tre veckor, HR samordnar detta. Maria är huvudansvarig för hela projektet och behöver ha en kommunikationsplan klar inom en månad. Första delleverans beräknas till kvartal 3."

Uppföljningsmejl och kommunikation

Att kommunicera effektivt efter möten och projekt är avgörande för framgång.

RTF för uppföljningsmejl

Kopierad!
AI Prompt: RTF
[Roll] Du är en erfaren projektledare.
[Task] Skriv ett uppföljningsmejl efter ett kundmöte där vi diskuterade projektets omfattning och deadlines.
[Format] Ett professionellt e-postmeddelande med: Tack för mötet, sammanfattning av huvudpunkter, nästa steg, och avslutning.

Mötesdetaljer:
"Möte med kund (Företaget AB) den 10 april. Vi diskuterade leveranstider, budget (max 250 000 kr) och funktionskrav för deras nya bokningssystem. De önskar lansering senast 1 september. Kunden var särskilt intresserad av mobilanpassning och möjlighet till dataexport. Nästa möte inplanerat 24 april."

CREATE för uppföljningsmejl

Kopierad!
AI Prompt: CREATE
[Context] Efter en workshop om digital strategi med en ny kund behöver vi sammanfatta vad vi kom fram till och planera nästa steg.
[Role] Du är senior strategisk rådgivare.
[Example] "Ett bra uppföljningsmejl börjar med att tacka för workshopen och sammanfattar de viktigaste insikterna"
[Audience] Kundens digitaliseringschef och VD.
[Tone] Professionell, strategisk och samarbetsinriktad.
[Expression] Ett välstrukturerat mejl med: 1. Tack, 2. Sammanfattning av insikter (3-4 punkter), 3. Rekommenderade nästa steg, 4. Förslag på tidplan, 5. Professionell avslutning.

Workshopdetaljer:
"Genomförde en 3-timmars workshop med DigiBolaget den 12 april. Identifierade utmaningar kring dataintegritet, kundengagemang och intern kompetens. De har en budget på 1,2 miljoner för digitalisering detta år. Prioriterade områden är kundportal och interna utbildningar. VD:n Maria visade särskilt intresse för AI-implementering. Vi lovade att återkomma med en strategiplan inom två veckor."

Projektplanering och strukturering

Att strukturera projekt och prioritera uppgifter är centralt för produktivt arbete.

RTF för projektplanering

Kopierad!
AI Prompt: RTF
[Roll] Du är en projektplaneringsexpert.
[Task] Skapa en strukturerad projektplan för lanseringen av en ny företagswebbplats.
[Format] En fas-indelad plan med huvudaktiviteter, tidsuppskattningar och beroenden mellan aktiviteter.

Projektdetaljer:
"Webbplatsen ska lanseras om tre månader. Viktiga faser: design, innehållsproduktion, utveckling, testning, SEO-optimering och lansering. Budget på 300 000 kr. Tre personer arbetar deltid med projektet."

CREATE för projektplanering

Kopierad!
AI Prompt: CREATE
[Context] Vi ska planera ett internt kompetenshöjningsprojekt för digitala verktyg.
[Role] Du är en organisationsutvecklare med fokus på digital kompetens.
[Example] "En framgångsrik projektplan skulle kunna innefatta: 'Fas 1: Kartläggning av nuvarande kompetens, 2 veckor'"
[Audience] HR-avdelningen och avdelningschefer.
[Tone] Strukturerad och lösningsfokuserad.
[Expression] En detaljerad projektplan i faser med: Aktiviteter, Ansvariga roller, Tidsramar, Resursbehov, Förväntade resultat, KPI:er för uppföljning.

Projektdetaljer:
"Projektet ska pågå under 6 månader. Målet är att höja den digitala kompetensen inom presentationsverktyg, dataanalys och samarbetsplattformar. Alla 120 anställda ska genomgå grundläggande utbildning och 30 personer ska få fördjupad kompetens som 'digitala ambassadörer'. Budget är satt till 400 000 kr."

Uppföljning med mätbara mål

Att sätta tydliga, mätbara mål och följa upp dem är avgörande för framgångsrika projekt.

RTF för målsättning och uppföljning

Kopierad!
AI Prompt: RTF
[Roll] Du är en resultatinriktad affärscoach.
[Task] Skapa en SMART-målstruktur (Specifik, Mätbar, Accepterad, Realistisk, Tidsatt) för ett projekt att öka kundnöjdheten.
[Format] Fem SMART-mål med utgångspunkt, målvärde, tidsram och mätmetod.

Bakgrund:
"Nuvarande kundnöjdhet (NPS) är 42. Vi vill öka detta under kommande två kvartal. Viktigaste områdena är svarstider i kundtjänst, produktkvalitet och användarvänlighet i webbshopen."

CREATE för målsättning och uppföljning

Kopierad!
AI Prompt: CREATE
[Context] Ett projekt för att förbättra internkommunikationen på företaget har just startats.
[Role] Du är en förändringsexpert med fokus på organisationskommunikation.
[Example] "Ett bra mätbart mål kunde vara: 'Öka läsningen av internnyhetsbrevet från nuvarande 32% till minst 60% inom 3 månader'"
[Audience] Ledningsgrupp och kommunikationsavdelning.
[Tone] Analytisk och resultatorienterad.
[Expression] En målstruktur med: Nulägesanalys, SMART-mål för olika områden, Uppföljningsmetoder, Ansvarsfördelning för mätning, Åtgärdsplan vid avvikelser.

Bakgrund:
"Enligt medarbetarundersökningen känner sig 45% av medarbetarna välinformerade om vad som händer i företaget. 23% läser regelbundet interna nyheter. Endast 12% känner till företagets långsiktiga strategi. Vi har flera kommunikationskanaler: intranät, nyhetsbrev, avdelningsmöten och digitala skärmar."

Sammanfattning av kursen

I denna femdelade kurs har du lärt dig grunderna i promptdesign med fokus på två kraftfulla ramverk:

  • RTF (Roll, Task, Format) – Ett enkelt men kraftfullt ramverk för tydlig kommunikation med AI
  • CREATE (Context, Role, Example, Audience, Tone, Expression) – Ett mer omfattande ramverk för mer detaljerade instruktioner och nyanserade svar

Du har sett hur dessa ramverk kan tillämpas på vanliga arbetsuppgifter för kontors- och kunskapsarbetare: 

1. **Textbearbetning och sammanfattning** – Omformulera och extrahera information
2. **Dataanalys och strukturering** – Skapa ordning och få insikter från data
3. **Idégenerering och kreativt innehåll** – Stimulera kreativitet och innehållsproduktion
4. **Åtgärdsplaner och uppföljning** – Strukturera arbete och säkerställa resultat

Nästa steg i din AI-resa

För att fortsätta utveckla dina färdigheter inom promptdesign:

  • Experimentera – Testa olika varianter av prompts för samma uppgift
  • Iterera – Förfina dina prompts baserat på resultaten
  • Dokumentera – Spara dina mest effektiva prompts för återanvändning
  • Lär av andra – Utbyt erfarenheter med kollegor om effektiv promptdesign
  • Skapa ett promptbibliotek – Bygg upp en samling med beprövade prompts för återkommande uppgifter

Med dessa färdigheter är du väl rustad att använda AI som ett kraftfullt verktyg i din dagliga arbetssituation, spara tid och höja kvaliteten på ditt arbete.

< Föregående