Del 3: Dataanalys och strukturering
Introduktion
För kontors- och kunskapsarbetare är hantering av data en central del av arbetet. Att analysera siffror, skapa formler i Excel eller strukturera information kräver ofta både tid och specialkunskaper. Med rätt promptdesign kan AI bli ett kraftfullt verktyg för att:
- Hjälpa till med Excel-formler och funktioner
- Analysera datamönster och trender
- Strukturera ostrukturerad information
- Skapa förslag på datapresentationer
- Ge rekommendationer baserade på data
I denna del utforskar vi hur RTF och CREATE kan användas för dataanalys och strukturering.
Hjälp med Excel och dataanalys
Excel är fortfarande ett av de viktigaste verktygen för kontorsarbetare. Här är hur du kan använda AI för att förbättra ditt arbete med kalkylark.
RTF för Excel-hjälp
Kopierad!
AI Prompt: TBD
[Roll] Du är en Excel-expert med erfarenhet av avancerad dataanalys.
[Task] Skapa en formel för att beräkna den genomsnittliga försäljningen per kvartal, men bara för produkter med marginal över 30%.
[Format] En förklaring av formeln steg för steg, följt av den kompletta formeln redo att kopiera in i Excel.
[Task] Skapa en formel för att beräkna den genomsnittliga försäljningen per kvartal, men bara för produkter med marginal över 30%.
[Format] En förklaring av formeln steg för steg, följt av den kompletta formeln redo att kopiera in i Excel.
CREATE för dataanalys
Kopierad!
AI Prompt: CREATE
[Context] Jag arbetar med försäljningsdata för vårt företag och behöver analysera prestationen för olika produktkategorier.
[Role] Du är en data-analytiker med fokus på affärsinsikter.
[Example] "En bra analys skulle inkludera trender som: 'Produktkategori A visar en 12% tillväxt jämfört med förra kvartalet'"
[Audience] Försäljningschefer utan teknisk bakgrund.
[Tone] Informativ och lösningsorienterad.
[Expression] Ett analysavsnitt med: 1. Huvudsakliga insikter, 2. Rekommenderade åtgärder, 3. Förslag på visualiseringssätt.
[Role] Du är en data-analytiker med fokus på affärsinsikter.
[Example] "En bra analys skulle inkludera trender som: 'Produktkategori A visar en 12% tillväxt jämfört med förra kvartalet'"
[Audience] Försäljningschefer utan teknisk bakgrund.
[Tone] Informativ och lösningsorienterad.
[Expression] Ett analysavsnitt med: 1. Huvudsakliga insikter, 2. Rekommenderade åtgärder, 3. Förslag på visualiseringssätt.
Strukturering av information
Att organisera ostrukturerad information är en vanlig utmaning. Här är hur du kan använda AI för att skapa struktur och ordning.
RTF för informationsstrukturering
Kopierad!
AI Prompt: RTF
[Roll] Du är en informationsarkitekt.
[Task] Strukturera följande osammanhängande anteckningar från ett kundsamtal till en tydlig ärenderapport.
[Format] En välorganiserad rapport med rubriker: Bakgrund, Kundens behov, Tekniska krav, Nästa steg.
Anteckningar:
"Kund: Företaget AB, Kontakt: Anna Karlsson. De vill ha ett nytt CRM-system som kan integreras med deras webbutik. Budget omkring 200k. Behöver klart innan årsskiftet. Använder Wordpress idag. 5 användare. Vill ha mobilapp. Behöver exportera rapporter till Excel. Ska träffas igen 15/5."
[Task] Strukturera följande osammanhängande anteckningar från ett kundsamtal till en tydlig ärenderapport.
[Format] En välorganiserad rapport med rubriker: Bakgrund, Kundens behov, Tekniska krav, Nästa steg.
Anteckningar:
"Kund: Företaget AB, Kontakt: Anna Karlsson. De vill ha ett nytt CRM-system som kan integreras med deras webbutik. Budget omkring 200k. Behöver klart innan årsskiftet. Använder Wordpress idag. 5 användare. Vill ha mobilapp. Behöver exportera rapporter till Excel. Ska träffas igen 15/5."
CREATE för informationsstrukturering
Kopierad!
AI Prompt: CREATE
[Context] Efter en brainstorming-session finns det många idéer som behöver organiseras.
[Role] Du är en strategisk planerare.
[Example] "Idéerna skulle kunna organiseras i kategorier som: 'Kortsiktiga åtgärder', 'Långsiktiga strategier', etc."
[Audience] Projektteamet som ska implementera idéerna.
[Tone] Strukturerad och pragmatisk.
[Expression] En kategoriserad lista med prioriteringar (Hög/Medium/Låg) för varje idé och beräknad svårighetsgrad (1-5).
Idéer från mötet:
"Lansera nyhetsbrev, förbättra sökfunktionen på hemsidan, skapa mobilapp, börja med kundrecensioner, öppna nytt kontor i Malmö, anställa ytterligare två utvecklare, byta CRM-system, uppdatera grafisk profil, starta podcast, aktivera sociala medier, förbättra svarstider i kundsupport."
[Role] Du är en strategisk planerare.
[Example] "Idéerna skulle kunna organiseras i kategorier som: 'Kortsiktiga åtgärder', 'Långsiktiga strategier', etc."
[Audience] Projektteamet som ska implementera idéerna.
[Tone] Strukturerad och pragmatisk.
[Expression] En kategoriserad lista med prioriteringar (Hög/Medium/Låg) för varje idé och beräknad svårighetsgrad (1-5).
Idéer från mötet:
"Lansera nyhetsbrev, förbättra sökfunktionen på hemsidan, skapa mobilapp, börja med kundrecensioner, öppna nytt kontor i Malmö, anställa ytterligare två utvecklare, byta CRM-system, uppdatera grafisk profil, starta podcast, aktivera sociala medier, förbättra svarstider i kundsupport."
Praktiska tips för dataanalys med AI
För att maximera värdet av AI för dataanalys, tänk på dessa strategier:
- Ge kontext om data: Förklara vad siffrorna representerar och vilket format de har
- Specificera analystyp: Trendanalys, jämförelseanalys, prognosanalys, etc.
- Ange målet: Vad vill du uppnå med analysen? Beslutsunderlag? Identifiera problem?
- Visualiseringspreferenser: Ange om du föredrar tabeller, grafer eller en kombination
- Detaljnivå: Specificera om du vill ha en övergripande analys eller detaljerade insikter
Exempel på analys av försäljningsdata
RTF-exempel
Kopierad!
AI Prompt: RTF
[Roll] Du är en affärsanalytiker med expertis inom retail.
[Task] Analysera följande försäljningsdata och identifiera de tre viktigaste insikterna.
[Format] En kort sammanfattning följt av tre numrerade insikter med förklaringar.
Data:
"Q1: 120 enheter, 18 000 kr
Q2: 145 enheter, 21 750 kr
Q3: 110 enheter, 16 500 kr
Q4: 180 enheter, 27 000 kr"
[Task] Analysera följande försäljningsdata och identifiera de tre viktigaste insikterna.
[Format] En kort sammanfattning följt av tre numrerade insikter med förklaringar.
Data:
"Q1: 120 enheter, 18 000 kr
Q2: 145 enheter, 21 750 kr
Q3: 110 enheter, 16 500 kr
Q4: 180 enheter, 27 000 kr"
CREATE-exempel
Kopierad!
AI Prompt: CREATE
[Context] Jag har kvartalsvis försäljningsdata som jag ska presentera för ledningsgruppen.
[Role] Du är en business intelligence-specialist.
[Example] "En viktig insikt kan vara: 'Försäljningen i Q4 visar en ökning med 50% jämfört med Q3, vilket indikerar en stark säsongsvariation'"
[Audience] Företagsledning som behöver fatta beslut om resursallokering.
[Tone] Professionell och analytisk.
[Expression] En strukturerad analys med: 1. Sammanfattning, 2. Trender, 3. Avvikelser, 4. Rekommendationer.
Data:
"Q1: 120 enheter, 18 000 kr
Q2: 145 enheter, 21 750 kr
Q3: 110 enheter, 16 500 kr
Q4: 180 enheter, 27 000 kr"
[Role] Du är en business intelligence-specialist.
[Example] "En viktig insikt kan vara: 'Försäljningen i Q4 visar en ökning med 50% jämfört med Q3, vilket indikerar en stark säsongsvariation'"
[Audience] Företagsledning som behöver fatta beslut om resursallokering.
[Tone] Professionell och analytisk.
[Expression] En strukturerad analys med: 1. Sammanfattning, 2. Trender, 3. Avvikelser, 4. Rekommendationer.
Data:
"Q1: 120 enheter, 18 000 kr
Q2: 145 enheter, 21 750 kr
Q3: 110 enheter, 16 500 kr
Q4: 180 enheter, 27 000 kr"
I nästa del ska vi titta på hur du kan använda AI för kreativ innehållsskapande och idégenerering.